Saytdan gələn müraciətləri necə təşkil etmək olar?

Yalnız lazım olan məlumatı toplayın

Hər əlavə sahə həm ziyarətçi üçün yük, həm də qorunmalı məlumatdır. Adətən ad, əlaqə vasitəsi, xidmət növü və qısa qeyd kifayətdir. Şəxsiyyət vəsiqəsi, tam ünvan və ya lazım olmayan şəxsi məlumatlar soruşmayın.

Müraciəti əvvəlcə saxlayın

Etibarlı sistemdə müraciət əvvəlcə bazada qeyd olunur, sonra bildiriş göndərilir. Bu ardıcıllıq vacibdir: bildiriş işləməsə belə, müraciət itmir.

Sahibə bildiriş və bildiriş xətası

Yeni müraciət barədə sahibə e-poçt və ya Telegram kimi kanalla xəbər vermək olar. Lakin hər bildiriş kanalı xarici xidmətdən asılıdır və vaxtaşırı işləməyə bilər. Ona görə bildiriş xətası müraciəti silməməli, əksinə qeyd edilməlidir ki, sahib siyahını yoxlayanda onu görsün.

Bildirişlərin 100% çatacağına heç kim zəmanət verə bilməz. Ən etibarlı vərdiş müraciətlər siyahısını müntəzəm yoxlamaqdır.

Əl ilə statuslar

Sadə statuslar kimin cavablandığını və kimin gözlədiyini göstərir. Məsələn:

• YENİ — hələ heç kim əlaqə saxlamayıb.
• ƏLAQƏ SAXLANILIB — sahib müştəri ilə danışıb.
• BAĞLANIB — iş razılaşdırılıb və ya imtina edilib.

Yalnız sahibə daxili xatırlatmalar

Müraciət müəyyən müddət YENİ statusunda qalarsa, sistem sahibə bir dəfə daxili xatırlatma göndərə bilər. Bu xatırlatma müştəriyə yazmır və statusu avtomatik dəyişmir — əlaqə saxlamaq qərarı sahibdə qalır.

Məxfilik, minimum giriş və saxlama müddəti

Müraciətlərə yalnız onlarla işləyən insanların çıxışı olmalıdır. Giriş məlumatlarını paylaşmayın və istifadə etmədiyiniz hesabları bağlayın. Məlumatın nə qədər saxlanılacağına əvvəlcədən qərar verin: bağlanmış müraciətləri müəyyən müddətdən sonra silmək və ya anonimləşdirmək riskləri azaldır.

Konsept nümunəsi: Cleaning Quote Inbox

Cleaning Quote Inbox bu prinsipləri göstərmək üçün qurduğum və sınaqdan keçirdiyim konsept demodur: müraciət bazada saxlanılır, sahibə bildiriş göndərilir, statuslar əl ilə idarə olunur və uyğun müraciətlər üçün sahibə daxili xatırlatma işləyir. Müştərilərə mesaj göndərilmir. Bu, ölçülmüş biznes nəticəsi və ya real müştəri tətbiqi deyil.

Belə sistem 290/590 AZN sayt paketlərinə avtomatik daxil deyil. Real tətbiq texniki uyğunluq və təhlükəsizlik yoxlamasından sonra iş həcminə görə fərdi qiymətləndirilir.